Jako účetní s 23 klienty trávila Jana první týden každého měsíce stejnou rituální činností: stahovala PDF faktury z 14 různých systémů, opisovala čísla do Excelu a doufala, že někde neudělá překlep. Hodina práce. Měsíčně. Na klienta. Tady je, jak to celé předělala.

Proč to dnes většinou nefunguje

Klient vám pošle PDF s desítkami faktur. Vy z nich potřebujete vytáhnout data pro účetní program. Existují tři klasické cesty — a všechny jsou špatné:

  • Ruční opis — pomalé, chybové, deprimující
  • OCR z PDF — sice rychlejší, ale 5 % chyb vám vyhodí kontrolní hlášení DPH
  • „Pošli mi to v Excelu" — funguje, ale klient si ten Excel udělá různě každý měsíc

Existuje čtvrtá cesta. Jmenuje se strukturovaný export, a je to to, co FakturOS dělá od prvního dne.

Jaký formát zvolit

Záleží, do čeho účtujete:

  • Pohoda → Pohoda XML (specifický formát Stormware)
  • Money S3, Money S5 → Money XML
  • Helios → Helios XML pro variantu iNuvio nebo Orange
  • ABRA Flexi → REST API endpoint nebo XML
  • Univerzální → ISDOC (česká norma pro elektronický doklad)
Tip pro účetní

Pokud spravujete více klientů a každý používá jiný systém, nastavte si v FakturOS u každého klienta preferred_export_format. Pak jeden klik na „Exportovat měsíc" a každý klient dostane svůj formát automaticky.

Export do Pohody

FakturOS generuje validní Pohoda XML 13.0 včetně všech variant — vystavené i přijaté faktury, nákladové doklady, skladové pohyby. Strukturu Pohoda XML jsme ladili půl roku — fungují i edge case scénáře jako přeúčtování, zaokrouhlovací rozdíly nebo zálohové faktury převedené na daňový doklad.

<dat:dataPack version="2.0">
  <inv:invoice version="2.0">
    <inv:invoiceHeader>
      <inv:invoiceType>issuedInvoice</inv:invoiceType>
      <inv:number>
        <typ:numberRequested>2026-0118</typ:numberRequested>
      </inv:number>
      <!-- … -->
    </inv:invoiceHeader>
  </inv:invoice>
</dat:dataPack>

V Pohodě stačí Soubor → Datová komunikace → XML import a vyberete soubor z FakturOS. Hotovo.

Export do Money S3 a S5

Money má vlastní XML schéma. FakturOS ho zvládá pro obě verze. U Money S5 navíc můžeme exportovat přímo přes API — soubor vůbec nevzniká, doklady se naimportují do Money okamžitě.

Export do Helios

Helios je trochu nezdolnější soupeř, ale FakturOS na to má řešení. Generujeme XML, které Helios iNuvio (i starší Orange) přečte bez varování. Pro velkokapacitní účetní pracoviště existuje i hromadný export desítek firem najednou.

„Měsíc, který jsme dřív strávili předáváním dat, dneska řešíme za odpoledne. A klient mi nikdy nemůže říct, že jsem překlepla částku — protože ji nepřeklepávám." Jana Bartošová · BARTOS & partners

Automatické měsíční odeslání

Skutečné kouzlo začíná, když si v FakturOS nastavíte automatické exporty. Prvního dne každého měsíce systém vygeneruje export za uplynulý měsíc a pošle ho e-mailem na adresu vaší účetní. Žádný klik, žádný stres, žádné překlepy.

Účetní dostane každého prvního ráno e-mail se třemi přílohami:

  • Vystavené faktury v jejím oblíbeném formátu
  • Přijaté faktury a náklady
  • Souhrnný PDF report s přehledem částek pro rychlou kontrolu

To je celé. Konec měsíce už není kalendářový pohřeb — je to dvě minuty kontroly.

Chcete to vyzkoušet? Otevřete si FakturOS na 30 dní zdarma, přidejte si v Nastavení jednu firmu a v Exportech klikněte na „Exportovat měsíc". Pak nám napište, jestli se vám to líbí.