Otevřeli jste si živnost. Gratulujeme — jste OSVČ. Za chvíli vás čeká první faktura a chcete ji vystavit tak, aby vás klient nevyhodil zpátky s tím, že to musíte „udělat pořádně". Tento návod vás provede vším, co musí faktura obsahovat, jak se počítá DPH, kdy ji musíte vystavit, a co s ní dělat po odeslání.

1. Co musí faktura obsahovat

Faktura není výtvarné dílo. Je to účetní doklad, který musí splnit určité povinné náležitosti dané zákonem o účetnictví a o DPH. Pokud jakákoliv chybí, klient (nebo jeho účetní) má plné právo fakturu vrátit. Šetřete si nervy a hned napoprvé to udělejte dobře.

Každá faktura musí obsahovat:

  • Označení „Faktura — daňový doklad" (nebo „Faktura" pokud nejste plátce DPH)
  • Číslo faktury — jednoznačné, v rámci roku se neopakující
  • Identifikaci vás (dodavatele) — jméno, adresa, IČO, případně DIČ
  • Identifikaci klienta (odběratele) — totéž, co u vás
  • Datum vystavení
  • Datum zdanitelného plnění (DUZP) — kdy jste službu skutečně provedli
  • Datum splatnosti
  • Předmět plnění — co jste dodali, v jakém množství a za jakou cenu
  • Celkovou částku k úhradě, případně rozpis DPH
  • Číslo bankovního účtu a variabilní symbol (číslo faktury)
Tip

Pokud používáte FakturOS, žádný z těchto bodů nemůžete zapomenout — formulář to za vás pohlídá a navíc vám doplní firemní údaje klienta automaticky podle IČO z ARES.

2. Plátce DPH, nebo ne?

Jako čerstvá OSVČ nemusíte být plátcem DPH, dokud vaše obraty za 12 po sobě jdoucích kalendářních měsíců nepřesáhnou 2 000 000 Kč. Do té doby vystavujete faktury bez DPH — což vám paradoxně zjednoduší život.

Když nejste plátce DPH

Vystavujete pouze základní fakturu (žádné „daňový doklad"). Na faktuře nikde nepíšete sazby DPH. Klient zaplatí přesně tu částku, kterou tam vidí.

Když jste plátce DPH

Faktura musí být označena jako daňový doklad, musí obsahovat DIČ dodavatele i odběratele, sazbu DPH (obvykle 21 % nebo 12 %), částku bez DPH, výši DPH a celkovou částku s DPH. K tomu DUZP — datum, kdy plnění bylo poskytnuto.

„Nejčastější chyba začínajících OSVČ je, že si pletou datum vystavení a DUZP. Datum vystavení je dnes, DUZP je den, kdy jste práci dokončili. U průběžných služeb to může být konec měsíce." Jana Bartošová · účetní

3. Kdy fakturu vystavit

Obecné pravidlo: do 15 dnů od poskytnutí plnění. Pokud jste klientovi v úterý dodali web, máte na vystavení faktury čas do následujícího druhého úterý. V praxi je ale lepší fakturovat hned — fakturu rychleji proplatí.

Pokud fakturujete za měsíční práci (například paušál, retainer, předplatné), můžete fakturu vystavit i dopředu, typicky první pracovní den měsíce s DUZP konce daného měsíce.

4. Číslování faktur

Pravidlo zní: jednoznačné, vzestupné, v rámci roku se neopakující. Co konkrétně do něj dáte, je na vás. Doporučujeme formát YYYY-NNNN, tedy například 2026-0001, 2026-0002, atd. Snadno se v něm orientuje, sám se řadí, a po novém roce začnete 2027-0001.

[ obrázek: vystavená faktura v FakturOS ] Příklad faktury s automatickým číslováním a doplněním údajů z ARES.

Vyhněte se hloupému 1, 2, 3 nebo F1, F2. Po roce vás to bude mrzet — a hlavně to pomáhá při dohledávání i auditu.

5. Jak fakturu odeslat e-mailem

Krátký, milý, věcný. Klient nemusí číst sloh o tom, jak vám bylo ctí. Stačí:

Předmět: Faktura 2026-0001 · Webdesign Acme

Dobrý den, Petře,

posílám fakturu za webdesignovou práci v listopadu.

  Číslo: 2026-0001
  Částka: 48 400 Kč
  Splatnost: 5. prosince 2026
  Účet: 1234567890 / 0100

Děkuji a přeji hezký den,
Jan Novák

Faktura jako PDF v příloze, ne v Excelu, ne ve Wordu, ne v těle e-mailu. Klientův účetní program si načte data z ISDOC souboru, který je v FakturOS přiložen automaticky — ušetříte mu hodinu týdně.

6. A co s ní dál

Faktura odeslaná není faktura zaplacená. To, co s ní uděláte teď, vám určí, jestli za měsíc budete shánět peníze, nebo se budete věnovat další zakázce.

  1. Eviduj ji. Jakmile fakturu vystavíte, hned ji zapište — do FakturOS, do Excelu, kamkoliv. Pamatovat si „kdo, kolik a do kdy" v hlavě je riskantní strategie.
  2. Sleduj splatnost. FakturOS vás na to upozorní sám. Bez něj si dejte připomínku do kalendáře.
  3. Den po splatnosti pošli zdvořilou připomínku. Lidé zapomínají, e-maily se ztrácejí. Krátká připomínka funguje v 80 % případů.
  4. Po týdnu zavolej. Druhá připomínka e-mailem už nestačí. Telefon je rychlejší a osobnější.
  5. Po 30 dnech zvaž inkasní agenturu nebo právníka. Smutné, ale občas nutné.
S FakturOS

Připomínky před a po splatnosti se posílají samy. Bankovní výpisy se párují automaticky. Faktura se v okamžiku zaplacení sama označí jako uhrazená — vy o tom dostanete e-mail nebo notifikaci na Slack.

7. Checklist před odesláním první faktury

  • Mám správné IČO klienta a jméno z ARES
  • Mám datum vystavení a DUZP
  • Mám správné číslo faktury (jednoznačné v rámci roku)
  • Mám předmět plnění (co, kolik, za kolik)
  • Mám správný bankovní účet a variabilní symbol
  • Mám rozumnou splatnost (typicky 14 dní)
  • Posílám PDF + ISDOC, ne tabulku v Excelu
  • E-mail je krátký a věcný

První faktura zvládnutá. Druhou už zvládnete za 3 minuty, třetí za 30 vteřin. A za rok budete fakturovat tisícovku ročně, aniž byste se tomu kdy věnovali víc než pár hodin měsíčně. To je celý smysl — fakturace nemá být to, čemu věnujete energii.

Vyzkoušejte FakturOS 30 dní zdarma a vystavte svou první fakturu ještě dnes.